Guida per intermediari

Conservazione dei documenti: cosa tenere e per quanto, se sei un intermediario assicurativo

Fonti verificate il 15 ottobre 2026

Un intermediario assicurativo conserva la documentazione della sua attività per la durata del rapporto, o per il termine più lungo previsto dalla legge, e in ogni caso per almeno cinque anni dalla cessazione del rapporto. Lo dice l'art. 67 del Regolamento IVASS 40/2018 nel testo in vigore.

Dentro ci sono incarichi e accordi, contratti e proposte firmate con la documentazione collegata, la formazione e l'iscrizione dei collaboratori. I cinque anni non partono dalla firma del contratto ma da quando il rapporto finisce: è l'errore di calcolo più frequente.

Norma: Art. 67 Reg. IVASS 40/2018 (testo modificato dal Provv. IVASS 97/2020)
Quanto: Durata del rapporto e almeno 5 anni dalla sua cessazione
Supporto: Anche digitale, nel rispetto del Codice dell'amministrazione digitale
Vale per: Tutti i distributori (per la sezione C li conserva l'impresa)

Quali documenti conservare

L'art. 67, comma 1, elenca la documentazione da conservare. In pratica:

incarichi, accordi e procure con compagnie, clienti e altri intermediari;
i contratti conclusi e la documentazione collegata;
le proposte e gli altri documenti firmati dai clienti;
la documentazione sulla formazione e sull'aggiornamento professionale;
l'evidenza di chi distribuisce nella tua organizzazione ed è coperto dalla RC professionale;
l'iscrizione in sezione E e l'aggiornamento dei collaboratori di cui ti avvali, e gli accertamenti sugli addetti che lavorano nei tuoi locali (art. 48).

Altri articoli del Regolamento chiedono di conservare altre tracce: la prova di consegna del MUP (art. 56, comma 8), la traccia di richieste ed esigenze del cliente e dell'eventuale raccomandazione (artt. 58, comma 8, e 59, comma 3, che rinviano all'art. 67), la scelta del cliente tra carta, supporto durevole e sito con l'indirizzo email indicato (art. 61).

Per quanto tempo: da quando si contano i cinque anni

Il testo in vigore dice: per la durata del rapporto, o per un termine maggiore previsto dalla legge, e in ogni caso per almeno cinque anni dalla cessazione del rapporto. Il conto quindi non parte dalla firma del contratto. Nel dubbio su quando il rapporto cessa, la lettura prudente è che il rapporto sia quello con il cliente su quel contratto: finisce quando termina l'ultimo rinnovo o quando cessa il tuo incarico su di esso. Per una polizza che si rinnova da anni i cinque anni non sono quindi ancora iniziati, e l'archivio dell'intera storia resta finché dura il rapporto. Per i contratti non conclusi l'IVASS ha chiarito, per registrazioni telefoniche e comunicazioni elettroniche, che il termine decorre dall'ultima registrazione o comunicazione (chiarimenti applicativi del 2021). Se l'incarico cessa e riconsegni contratti e proposte all'impresa, per quei documenti l'obbligo viene meno (art. 67, comma 2).

Altre norme possono chiedere tempi più lunghi per alcuni documenti, per esempio quelle fiscali, e il certificato di oblio oncologico si conserva per dieci anni dal ricevimento (art. 56-ter Reg. 40). Una tabella che indichi per ogni tipo di documento il termine applicabile evita di cancellare troppo presto o di tenere tutto per sempre.

Come organizzare l'archivio

Il Regolamento ammette l'archiviazione digitale, nel rispetto del Codice dell'amministrazione digitale (art. 67, comma 4). Quello che conta in un controllo è ritrovare in fretta, per ogni cliente e ogni contratto, cosa è stato consegnato e firmato, e quando.

Un fascicolo per cliente e contratto
Proposta, documenti firmati, MUP consegnato con la prova, informazioni su richieste ed esigenze, scelta del supporto.
Un fascicolo per collaboratore
Iscrizione al RUI, mandato, attestati di formazione, comunicazioni con l'IVASS. Vedi la guida sulla verifica RUI dei collaboratori.
Le versioni, non solo l'ultimo file
Se un documento cambia, tieni anche la versione che il cliente ha davvero ricevuto.
Accessi e scadenze
Chi può vedere cosa, e quando un documento può essere cancellato perché il termine è passato.

Errori frequenti

Contare i cinque anni dalla firma del contratto invece che dalla fine del rapporto.
Tenere solo l'ultima versione di un documento e non quella consegnata.
Lasciare la formazione dei collaboratori nelle loro mail invece che nel tuo archivio.
Cancellare troppo presto per prudenza sulla privacy, o non cancellare mai.

Anche i dati personali contenuti in questi documenti seguono le regole sulla privacy, che chiedono di non tenerli oltre il necessario.

Questa guida spiega le regole in modo pratico. Non è una consulenza legale: per i casi particolari confrontati con il tuo consulente.

Come conservi i documenti con Compliance360

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Quali documenti tenere e per quanto resta una scelta dell'intermediario, sulla base delle norme che lo riguardano.

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Domande frequenti

Per quanti anni un intermediario deve conservare i documenti?

Per la durata del rapporto, o per il termine più lungo previsto dalla legge, e in ogni caso per almeno cinque anni dalla cessazione del rapporto (art. 67 Reg. IVASS 40/2018).

Da quando si contano i cinque anni?

Dalla cessazione del rapporto, non dalla firma del contratto. Per una polizza che si rinnova, dalla fine dell'ultimo rinnovo o dalla cessazione del tuo incarico su di essa; per un contratto non concluso, dall'ultima registrazione o comunicazione.

Posso conservare tutto in digitale?

Sì. Il Regolamento ammette l'archiviazione su supporti digitali nel rispetto del Codice dell'amministrazione digitale.

Devo conservare anche i documenti dei collaboratori?

Sì: iscrizione in sezione E e aggiornamento professionale dei collaboratori di cui ti avvali rientrano nell'elenco dell'art. 67.

Fonti

Norme, importi e date cambiano. Le informazioni sono verificate sulle fonti elencate alla data indicata in alto: prima di agire controlla la versione in vigore. Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce una consulenza legale.