Guida per intermediari

Verifica dell'iscrizione RUI dei collaboratori: controllare, documentare, comunicare

Fonti verificate il 15 ottobre 2026

Prima di far lavorare un collaboratore in sezione E, cercalo sul RUI pubblico: numero e data di iscrizione, sezione, stato operativo e intermediario per cui risulta iscritto. Il controllo poi va ripetuto nel tempo, perché un'iscrizione può diventare inoperativa o essere cancellata.

Il resto è documentazione. L'intermediario conserva l'iscrizione e l'aggiornamento professionale dei collaboratori per tutta la durata del rapporto e almeno cinque anni dopo la sua cessazione, e quando il rapporto finisce lo comunica a IVASS entro 30 giorni lavorativi. Requisiti e iscrizione li trovi nella guida sulla sezione E del RUI: qui parliamo di come si controlla.

Dove si controlla: RUI pubblico, consultabile e scaricabile dal sito IVASS
Chi controlla: L'intermediario di sezione A, B, D o F che si avvale del collaboratore
Fine del rapporto: Comunicazione a IVASS entro 30 giorni lavorativi (art. 43 Reg. 40)
Conservazione: Per tutto il rapporto e almeno 5 anni dalla cessazione (art. 67 Reg. 40)
Cadenza dei controlli: Nessuna fissata dalla legge per la sezione E; perdita dei requisiti da comunicare entro 5 giorni lavorativi (art. 43, comma 1)

Cosa guardare sul registro

Il RUI è pubblico: si consulta online e si può anche scaricare per intero. Per ogni collaboratore controlla quattro cose.

Numero e data di iscrizione.
La sezione: E per chi lavora fuori dai tuoi locali.
Lo stato: operativo o inoperativo. Un numero valido con lo stato sbagliato non basta.
Per chi risulta iscritto. Se l'iscrizione è collegata a un altro intermediario, c'è qualcosa da chiarire prima di partire.

Se la persona non è ancora iscritta, l'iscrizione la chiedi tu a IVASS per suo conto (art. 109, comma 4, CAP), dopo aver accertato i requisiti e la formazione iniziale. Fino all'iscrizione non vende.

Ogni quanto ricontrollare

Per la sezione E nessuna norma fissa una cadenza. L'unico «periodicamente» del Regolamento IVASS 40/2018 è l'art. 48, comma 2, lettera a), sugli addetti che lavorano nei tuoi locali, e anche lì non dice ogni quanto. Controllare una volta sola all'ingresso è però l'errore più comune: lo stato di un'iscrizione cambia, e chi lo scopre tardi ha un collaboratore che ha venduto senza titolo. Due regole rendono il controllo ricorrente una necessità.

Se un collaboratore perde un requisito per l'iscrizione, la comunicazione all'IVASS spetta a te e va fatta entro 5 giorni lavorativi dall'evento (art. 43, comma 1).
L'IVASS può verificare in ogni momento che i requisiti permangano, e cancella dal registro chi non li ha più (art. 45).

Con un controllo ogni sei mesi quei cinque giorni non si rispettano. La cadenza che consigliamo è un controllo mensile su tutta la rete, usando l'export del registro, e trimestrale come limite massimo difendibile. Si cercano tre cose: cancellazioni, iscrizioni diventate inoperative, nuovi rapporti verso altri intermediari. Conserva l'esito di ogni controllo, con la data.

Cosa conservare

L'art. 67 del Regolamento 40/2018 chiede di conservare, tra l'altro, la documentazione sull'iscrizione in sezione E dei collaboratori e sul loro aggiornamento professionale. La conservazione dura per tutto il rapporto e almeno cinque anni dalla sua cessazione. Nel fascicolo di ogni collaboratore conviene tenere iscrizione, attestati di formazione, mandato firmato e comunicazioni.

Ogni anno il collaboratore deve completare le ore di aggiornamento previste: i dettagli sono nella guida sulla formazione IVASS.

Quando il rapporto finisce

Se il rapporto con un collaboratore in sezione E si interrompe, l'intermediario lo comunica a IVASS entro 30 giorni lavorativi (art. 43, comma 7). Se non lo fa, può farlo il collaboratore. Lo stesso giorno conviene chiudere gli accessi ai sistemi e ai portali delle compagnie.

Errori frequenti

Controllare l'iscrizione solo all'ingresso e mai più.
Guardare il numero e non lo stato, o non controllare per chi risulta iscritta la persona.
Far lavorare il collaboratore in attesa dell'iscrizione.
Dimenticare la comunicazione a IVASS a fine rapporto e lasciare gli accessi aperti.
Non tenere nel proprio archivio gli attestati di formazione.

Le violazioni sulle regole di iscrizione e formazione rientrano nel sistema sanzionatorio del Codice delle assicurazioni (art. 324), che va dal richiamo alle sanzioni pecuniarie fino alla radiazione nei casi più gravi.

Questa guida spiega le regole in modo pratico. Non è una consulenza legale: per i casi particolari confrontati con il tuo consulente.

Come tieni in ordine la rete con il modulo Compliance360

La verifica RUI è una funzione del modulo Compliance360 di Aron, che si attiva per il tuo account e non è incluso in tutti i piani. Con il modulo, Aron controlla ogni settimana la tua iscrizione al RUI: se risulta cancellata, la nuova vendita si ferma, mentre i rinnovi proseguono.

Per i collaboratori, l'attivazione passa da un mandato firmato con codice OTP e da un controllo dei loro documenti, e la data di iscrizione al RUI è obbligatoria nella loro scheda. Con un mandato scaduto, il collaboratore non fa nuovi preventivi. Il controllo automatico dei collaboratori sul RUI e il registro della formazione sono in arrivo. La comunicazione a IVASS a fine rapporto resta tua.

Controllo settimanale della tua iscrizione al RUI (modulo Compliance360)
Mandato al collaboratore firmato con codice OTP
Documenti del collaboratore controllati prima dell'attivazione
In arrivo: verifica dei collaboratori sul RUI e registro della formazione

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Domande frequenti

Come si verifica l'iscrizione al RUI di un collaboratore?

Sul RUI pubblico dell'IVASS, cercando la persona per nome o numero di iscrizione. Controlla sezione, stato operativo e intermediario per cui risulta iscritta.

Ogni quanto devo ricontrollare?

Per la sezione E nessuna norma fissa una cadenza. Ma se un collaboratore perde un requisito devi comunicarlo all'IVASS entro 5 giorni lavorativi (art. 43, comma 1), quindi un controllo solo iniziale non basta. La prassi che consigliamo è mensile, e trimestrale al massimo.

Chi iscrive il collaboratore in sezione E?

L'intermediario per cui lavora, che presenta la domanda a IVASS dopo aver accertato requisiti e formazione. Il collaboratore non fa domanda in proprio.

Cosa devo fare se il collaboratore smette di lavorare con me?

Comunicarlo a IVASS entro 30 giorni lavorativi e chiudere gli accessi. Iscrizione e formazione restano nel tuo archivio per almeno cinque anni dalla cessazione del rapporto.

Fonti

Norme, importi e date cambiano. Le informazioni sono verificate sulle fonti elencate alla data indicata in alto: prima di agire controlla la versione in vigore. Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce una consulenza legale.