Whistleblowing per intermediari assicurativi: l'obbligo vale anche per chi è piccolo

Perché riguarda anche il piccolo intermediario

Di regola il whistleblowing è obbligatorio per le aziende private con almeno 50 lavoratori. Il decreto però fa un'eccezione per chi opera nei settori regolati dagli atti europei delle parti I.B e II del suo allegato (art. 2, comma 1, lettera q, numero 2): per loro l'obbligo vale anche sotto quella soglia. L'elenco pubblicato dall'ANAC comprende il D.Lgs. 68/2018, che ha recepito la direttiva IDD sulla distribuzione assicurativa.

Quindi il canale serve ad agenti, broker e agli altri intermediari iscritti al RUI, anche con un solo dipendente. I collaboratori, compresi quelli in sezione E, rientrano tra le persone che possono segnalare.

Il canale e chi lo gestisce

Il canale deve garantire la riservatezza di chi segnala, delle persone coinvolte e del contenuto (art. 4). Deve permettere segnalazioni scritte, anche con una piattaforma informatica, e orali: una linea telefonica, un sistema di messaggi vocali o, se il segnalante lo chiede, un incontro di persona. Le Linee guida ANAC n. 1/2025 chiedono di garantire entrambe le forme, scritta e orale; tra le modalità orali ne basta una. La piattaforma è preferibile ma non obbligatoria, e la sola email, ordinaria o PEC, per l'ANAC non è di per sé adeguata a garantire la riservatezza, salvo contromisure motivate.

La gestione va affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo e formato, oppure a un soggetto esterno con le stesse caratteristiche. Chi ha fino a 249 lavoratori può condividere canale e gestione con altri. Prima di attivare il canale vanno sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali (art. 4, comma 1): qui sotto come si fa, anche se in azienda non ce ne sono.

Come si sentono i sindacati

Il decreto dice che il canale si attiva «sentite» le rappresentanze o le organizzazioni sindacali (art. 4, comma 1). Per le Linee guida ANAC n. 1/2025 (§ 2.1) è un passaggio informativo: serve a raccogliere osservazioni, non a ottenere un accordo. Il termine che dai ai sindacati non è perentorio e il loro parere non vincola. Ma senza questo passaggio la procedura non è conforme e scatta la sanzione dell'art. 21.

• Se hai RSA o RSU (art. 51 del D.Lgs. 81/2015), l'informativa va a loro.
• Se non ci sono, va alle organizzazioni territoriali dei sindacati più rappresentativi sul piano nazionale. Per un intermediario, seguendo l'indirizzo del Ministero del lavoro richiamato dall'ANAC, sono le sedi territoriali dei sindacati di categoria che hanno firmato il contratto collettivo che applichi ai tuoi dipendenti.
• Se non hai dipendenti non c'è un contratto collettivo né una rappresentanza da sentire: scrivi nella procedura che non ce ne sono. È la lettura che si ricava dal testo, perché le Linee guida non trattano il caso.

Il modo che indica l'ANAC è una comunicazione scritta, anche per PEC, prima di approvare la procedura. Allega la procedura, indica i punti principali (come si segnala, chi gestisce, formazione, come si diffondono le informazioni), dai un termine per chiedere chiarimenti e dichiara la disponibilità a un incontro se richiesto. Conserva la PEC, le eventuali risposte e la data di approvazione. Se cambi la procedura in modo sostanziale, l'informativa si ripete.

Cosa fare, in ordine

1. 01

   Scegli il canale

   Uno scritto e uno orale. Una casella email letta dal titolare non garantisce né riservatezza né autonomia.

2. 02

   Senti i sindacati

   Prima di approvare la procedura, e conserva la prova di averlo fatto. A chi scrivere se non ci sono rappresentanze è spiegato nella sezione precedente.

3. 03

   Nomina il gestore

   Interno o esterno, con un incarico scritto, obblighi di riservatezza e un sostituto per i casi di conflitto.

4. 04

   Scrivi la procedura

   Tempi (7 giorni, 3 mesi), riservatezza, divieto di ritorsioni, trattamento dei dati, conservazione.

5. 05

   Pubblica le informazioni

   Nei luoghi di lavoro e, se hai un sito, in una sezione dedicata: come segnalare, a chi, e quando ci si può rivolgere all'ANAC (art. 5).

6. 06

   Forma le persone

   Il gestore prima di tutto, poi chi lavora con te.

Tempi e conservazione

Chi gestisce il canale manda l'avviso di ricevimento entro 7 giorni, resta in contatto con chi ha segnalato e dà un riscontro entro 3 mesi (art. 5). Se una segnalazione arriva alla persona sbagliata, va inoltrata a chi è competente entro 7 giorni (art. 4, comma 6). Le segnalazioni si conservano per il tempo necessario e comunque non oltre 5 anni dalla comunicazione dell'esito finale (art. 14).

Il whistleblowing non va confuso con i reclami dei clienti: sono canali diversi, con regole diverse.

Sanzioni

L'ANAC può applicare sanzioni da 10.000 a 50.000 euro se il canale non è stato istituito, se mancano le procedure o non sono conformi, se le segnalazioni non vengono verificate e analizzate, e nei casi di ritorsione o di violazione della riservatezza (art. 21). Se il canale interno manca o non funziona, chi vuole segnalare può rivolgersi direttamente al canale esterno dell'ANAC.

Fonti

1. D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (Normattiva)
2. ANAC, Allegato 1: elenco degli atti UE e delle norme nazionali (ambito del D.Lgs. 24/2023)
3. ANAC, Linee guida n. 1/2025 sui canali interni (delibera n. 478 del 26/11/2025)

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